Làm thế nào để doanh nghiệp khai thác các lợi ích phần mềm ERP được tốt nhất
triển khai phần mềm ERP có thể đã tiêu tốn nhiều tiền của và công sức của doanh nghiệp (DN). Chưa hết, vận hành ra sao để ERP đích thực mang lại hiệu quả cũng đem lại không ít nỗi tơ vò cho các DN. Bài viết chia sẻ một cách nhìn khác về việc khai thác lợi. của phần mềm ERP sau khi triển khai. DN cần phải từng bước nâng cấp, kiện toàn hệ thống tổ chức và QL theo 4 bước.
Bước 1: Quản lý hướng chức năng
phần nhiều các quy trình quan trọng của DN đều phải qua ranh giới của các bộ phận, phòng ban (kinh dinh, mua sắm, hành chính, nhân sự, tài chính, kế toán...) bằng các thủ tục giấy má.
Đây là tuổi mà các DN trước khi triển khai ERP cần phải có. Nhưng đáng buồn là nhiều DN dù đã triển khai ERP vẫn tổ chức và QL theo phương thức này. Nếu DN vẫn tổ chức và QL hướng chức năng như vậy thì mặc dù có hệ thống ERP nhưng DN chỉ khai hoang được những ích của từng bộ phận chức năng riêng rẽ.
Tuy nhiên việc tối ưu hóa hoạt động của từng bộ phận chức năng chưa chắc đã tối ưu hóa hoạt động của quờ quạng hệ thống của DN. chả hạn, để bảo đảm đúng kế hoạch giao hàng đòi hỏi phải đảm bảo an toàn tồn kho nhưng sẽ làm tăng chi phí lưu kho của DN.
Bước 2: Quản lý hướng kết liên các bộ phận
Trong tuổi này DN chuyển đổi từ tổ chức và QL riêng rẽ theo từng phòng ban sang hướng tổ chức và QL trong sự kết liên của các bộ phận chức năng, phòng ban (Management Through Functional Integration).
Qua một thời gian dùng hệ thống ERP, các phòng ban dần ý thức được sự liên kết về quy trình và dữ liệu, dần hiểu rằng nếu công việc của bộ phận mình, phòng ban mình thực hành không tốt sẽ ảnh hưởng đến các phòng ban khác.
Một thí dụ trong thực tiễn sử dụng ERP ở nhiều DN, việc thực hành sai quy trình tại bộ phận mua hàng, bán hàng, kho vận sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến số liệu kế toán. Khi có hệ thống ERP thì việc chuyển đổi sang hình thức tổ chức và QL kết liên các phòng ban sẽ dễ dàng hơn và có thể khẩn hoang thêm được các ích sau:
Bước 1: Quản lý hướng chức năng
phần nhiều các quy trình quan trọng của DN đều phải qua ranh giới của các bộ phận, phòng ban (kinh dinh, mua sắm, hành chính, nhân sự, tài chính, kế toán...) bằng các thủ tục giấy má.
Đây là tuổi mà các DN trước khi triển khai ERP cần phải có. Nhưng đáng buồn là nhiều DN dù đã triển khai ERP vẫn tổ chức và QL theo phương thức này. Nếu DN vẫn tổ chức và QL hướng chức năng như vậy thì mặc dù có hệ thống ERP nhưng DN chỉ khai hoang được những ích của từng bộ phận chức năng riêng rẽ.
Tuy nhiên việc tối ưu hóa hoạt động của từng bộ phận chức năng chưa chắc đã tối ưu hóa hoạt động của quờ quạng hệ thống của DN. chả hạn, để bảo đảm đúng kế hoạch giao hàng đòi hỏi phải đảm bảo an toàn tồn kho nhưng sẽ làm tăng chi phí lưu kho của DN.
Bước 2: Quản lý hướng kết liên các bộ phận
Trong tuổi này DN chuyển đổi từ tổ chức và QL riêng rẽ theo từng phòng ban sang hướng tổ chức và QL trong sự kết liên của các bộ phận chức năng, phòng ban (Management Through Functional Integration).
Qua một thời gian dùng hệ thống ERP, các phòng ban dần ý thức được sự liên kết về quy trình và dữ liệu, dần hiểu rằng nếu công việc của bộ phận mình, phòng ban mình thực hành không tốt sẽ ảnh hưởng đến các phòng ban khác.
Một thí dụ trong thực tiễn sử dụng ERP ở nhiều DN, việc thực hành sai quy trình tại bộ phận mua hàng, bán hàng, kho vận sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến số liệu kế toán. Khi có hệ thống ERP thì việc chuyển đổi sang hình thức tổ chức và QL kết liên các phòng ban sẽ dễ dàng hơn và có thể khẩn hoang thêm được các ích sau:
- Giảm phí thông qua việc giảm thời gian xử lý các quy trình liên hệ đến nhiều phòng ban khi áp dụng triệt để các tính năng của hệ thống ERP như: thông qua tự động các yêu cầu mua sắm, đơn hàng, hạn mức tín dụng; tự động rà hạn mức kinh phí và tự động xuất hóa đơn bán hàng, giảm trừ công nợ…
- Đặt ra lộ trình giảm hạn mức tồn kho nhờ vận dụng các tính năng lập và kết liên kế hoạch bán hàng, đề nghị nguyên phụ liệu, sản xuất, mua hàng trong hệ thống ERP tiến tới chiến lược Just in Time (JIM) - "Đúng sản phẩm - với đúng số lượng - tại đúng nơi - vào đúng thời khắc cần thiết"…
Bước 3: Quản lý hướng quy trình
Đây là thời đoạn DN triệt để thay đổi cơ cấu tổ chức của mình. QL hướng quy trình là kết nối tầm nhìn, chiến lược của DN với các quy trình xuyên suốt, tích hợp toàn diện để kiến lập giá trị cho khách hàng, đưa ra các thước đo, đánh giá, cơ chế thưởng phạt cho việc thực hành quy trình.
Trong thời đoạn này DN vượt qua các thánh thức như: cắt giảm thời gian thực hiện quy trình, liên kết các quy trình để tối ưu hóa phí, tăng doanh số và nâng cao hiệu quả cạnh tranh cũng như kết nối các quy trình với chiến lược của công ty.
Bước 4: Quản lý hướng chuổi cung ứng
Trong tuổi này DN phát triển theo định hướng liên kết quy trình nội bộ của mình với các đối tác trong chuỗi cung ứng như khách hàng, nhà cung cấp.
Việc đổi thay này nhanh hay chậm phụ thuộc vào tư duy, phương pháp lãnh đạo, sức ép cạnh tranh. Các DN nước ta cần có đích rõ ràng về việc cải tiến quy trình, nâng cao hiệu quả hoạt động qua việc so sánh với các DN cùng ngành tại VN, trong khu vực và trên thế giới, sau đó sẽ áp dụng hệ thống ERP và các biện pháp QL để thực hiện đích này.
Các DN có thể tự làm nếu có đội ngũ nhân sự tốt hoặc thuê tư vấn hỗ trợ để rút ngắn quá trình thay đổi này.
khai triển thành công ERP nghĩa là DN đã tạo được nền móng cho sự phát triển vững bền của mình trong ngày mai, đó là: cơ sở dữ liệu tập kết, chuẩn hóa quy trình và khả năng thích nghi với các thay đổi liên tiếp. Vấn đề là làm sao biến nền tảng này thành những kết quả tài chính cụ thể.
Nguồn: Các bước để doanh nghiệp khai khẩn lợi. hệ thống ERP tốt nhất
