Các bước tiến hành để vận hành một phần mềm ERP được tốt nhất
Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP) tận dụng sức mạnh của máy tính và công nghệ để “gánh” giúp doanh nghiệp những công việc mang tính lặp đi lặp lại mà nếu con người thực hành sẽ dễ nảy sai sót.
Tuy nhiên, để được “thảnh thơi”, trước hết Ban giám đốc và viên chức các bộ phận trong công ty phải bỏ công sức để “dạy” máy tính làm thay công việc của mình.
Tuy nhiên, để được “thảnh thơi”, trước hết Ban giám đốc và viên chức các bộ phận trong công ty phải bỏ công sức để “dạy” máy tính làm thay công việc của mình.
Các bước để sử dụng phần mềm ERP bao gồm
Xác định đích – lập mưu hoạch
tuyển lựa nhà cung cấp
Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ và dữ liệu
Chạy thử
Huấn luyện sử dụng
Chi tiết của 5 bước dùng hệ thống ERP
- Xác định đích – lập mưu hoạch
Tìm hiểu bản thân là bước trước nhất và quan trọng cố định định kết quả ứng dụng ERP. Phải hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ giữa các phòng ban và hiện trạng các phần mềm đang sử dụng thì doanh nghiệp mới có thể xác định được cần máy tính làm thay những việc gì và ở mức độ nào.
Mọi thành viên trong doanh nghiệp cần tham dự vào quá trình này. Ban giám đốc cần cho biết ngày nay họ dùng những bẩm nào để ra quyết định. Người đảm đương các phòng ban cần ghi lại các mối quan hệ và các thông báo trao đổi với nhau trong quá trình làm việc. Cả những nhân viên trực tiếp tác nghiệp cũng cần kê các loại thông báo hằng ngày họ thu nhận, cách xử lý thông báo và những tình huống cần sửa đổi thông tin nảy sinh từ thực tế.
Nghiên cứu về các phần mềm doanh nghiệp đang dùng cũng giúp ích khi doanh nghiệp tích hợp chúng vào hệ thống ERP mới. Trong trường hợp phải thiết kế mới quờ, sự hiểu biết này cũng sẽ giúp doanh nghiệp tưởng tượng được các bước phải làm để chuyển di dữ liệu từ các phần mềm cũ sang hệ thống mới.
Hiểu biết về bản thân mới chỉ là điều kiện cần để áp dụng thành công ERP. Điều kiện đủ là doanh nghiệp cần tối ưu hóa quy trình làm việc trước khi xây dựng hệ phần mềm ERP.
Tóm lại, đích của bước đầu tiên để tiến đến ERP không chỉ là tìm hiểu cặn kẽ cách doanh nghiệp vận hành. Đó còn là việc nghiên cứu những giải pháp cải tiến, chuẩn hóa các quy trình hoạt động đã có và đưa ra các quy trình quản lý mới nếu cần thiết.
Mọi thành viên trong doanh nghiệp cần tham dự vào quá trình này. Ban giám đốc cần cho biết ngày nay họ dùng những bẩm nào để ra quyết định. Người đảm đương các phòng ban cần ghi lại các mối quan hệ và các thông báo trao đổi với nhau trong quá trình làm việc. Cả những nhân viên trực tiếp tác nghiệp cũng cần kê các loại thông báo hằng ngày họ thu nhận, cách xử lý thông báo và những tình huống cần sửa đổi thông tin nảy sinh từ thực tế.
Nghiên cứu về các phần mềm doanh nghiệp đang dùng cũng giúp ích khi doanh nghiệp tích hợp chúng vào hệ thống ERP mới. Trong trường hợp phải thiết kế mới quờ, sự hiểu biết này cũng sẽ giúp doanh nghiệp tưởng tượng được các bước phải làm để chuyển di dữ liệu từ các phần mềm cũ sang hệ thống mới.
Hiểu biết về bản thân mới chỉ là điều kiện cần để áp dụng thành công ERP. Điều kiện đủ là doanh nghiệp cần tối ưu hóa quy trình làm việc trước khi xây dựng hệ phần mềm ERP.
Tóm lại, đích của bước đầu tiên để tiến đến ERP không chỉ là tìm hiểu cặn kẽ cách doanh nghiệp vận hành. Đó còn là việc nghiên cứu những giải pháp cải tiến, chuẩn hóa các quy trình hoạt động đã có và đưa ra các quy trình quản lý mới nếu cần thiết.
- lựa chọn nhà cung cấp – lập mưu hoạch
Khi đã hiểu rõ mình cần gì, doanh nghiệp mới bắt đầu tiến hành bước thứ hai – chọn người thực hành. Rõ ràng, doanh nghiệp có thể tự xây dựng hệ thống ERP cho riêng mình, nếu bộ phận CNTT có đủ khả năng. Nếu không, phải nhờ đến nhà cung cấp giải pháp ERP. Các nhà cung cấp thường có hai loại giải pháp: “đóng gói” và “may đo”.
Khi đã chọn được đối tác, doanh nghiệp cần chú ý tránh các vấn đề về phía mình có thể gây ngăn cản quá trình chuyển đổi sang hệ phần mềm ERP. chả hạn, doanh nghiệp chưa định rõ được các quy trình, không nhất quán trong đề nghị và chưa thiết lập được mối quan hệ giữa các bộ phận. ngoại giả, cũng cần chú ý chuẩn bị dữ liệu đầy đủ và chuẩn bị tâm lý để nhân viên ở các bộ phận cộng tác tốt với nhà cung cấp giải pháp.
Khi đã chọn được đối tác, doanh nghiệp cần chú ý tránh các vấn đề về phía mình có thể gây ngăn cản quá trình chuyển đổi sang hệ phần mềm ERP. chả hạn, doanh nghiệp chưa định rõ được các quy trình, không nhất quán trong đề nghị và chưa thiết lập được mối quan hệ giữa các bộ phận. ngoại giả, cũng cần chú ý chuẩn bị dữ liệu đầy đủ và chuẩn bị tâm lý để nhân viên ở các bộ phận cộng tác tốt với nhà cung cấp giải pháp.
- Chuẩn hóa quy trình và dữ liệu
Đối với một phần mềm ERP, việc chuẩn hóa quy trình là khai triển các đề xuất cải tiến ở bước một. Đó có thể là chỉnh sửa các tính năng có sẵn để đáp ứng đặc thù của một ngành, của doanh nghiệp hoặc viết thêm hệ thống xử lý thông tin riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp và theo quy định của luật pháp.
Việc chuẩn hóa dữ liệu bao gồm việc chuyển dữ liệu từ các phần mềm cũ sang hệ thống ERP mới và đưa các dữ liệu nảy hàng ngày vào cơ sở dữ liệu.
Việc chuẩn hóa dữ liệu bao gồm việc chuyển dữ liệu từ các phần mềm cũ sang hệ thống ERP mới và đưa các dữ liệu nảy hàng ngày vào cơ sở dữ liệu.
- Chạy thử
Chạy thử trước khi chính thức đưa vào hoạt động là để soát xem chương trình có chạy đúng với các số liệu giả định hay không. Hơn nữa, các chỉnh sửa, bổ sung mới khai triển cũng cần được thẩm tra xem có phối hợp ăn nhịp với các thành phần khác của hệ thống hay không.
ngoại giả, việc chạy thử còn giúp doanh nghiệp đánh giá tính tiện ích và tính ổn định của chương trình nhằm giảm thiểu những rối rắm có thể nảy về sau.
ngoại giả, việc chạy thử còn giúp doanh nghiệp đánh giá tính tiện ích và tính ổn định của chương trình nhằm giảm thiểu những rối rắm có thể nảy về sau.
- Huấn luyện dùng
thông thường, nhà cung cấp giải pháp sẽ tổ chức các buổi huấn luyện dùng cho doanh nghiệp, cụ thể là cho ban giám đốc, các viên chức trực tiếp tác nghiệp và nhân viên quản trị hệ thống.
Lãnh đạo doanh nghiệp và viên chức quản trị hệ thống sẽ tìm hiểu mô hình tổ chức thông tin, quy trình xử lý thông báo, khả năng của các chương trình, cách tổ chức bảo đảm thông báo, các yếu tố ảnh hưởng và cách vỡ hoang hệ thống. ngoài ra, viên chức quản trị còn học cách phát triển thêm các ứng dụng để mở rộng hệ thống, các biện pháp an toàn – an ninh dữ liệu và cách quản trị các chương trình, hệ điều hành và cơ sở dữ liệu.
Các viên chức vỡ hoang hệ thống sẽ học cách nhập liệu, chỉnh sửa dữ liệu và cách dùng có hiệu quả.
Lãnh đạo doanh nghiệp và viên chức quản trị hệ thống sẽ tìm hiểu mô hình tổ chức thông tin, quy trình xử lý thông báo, khả năng của các chương trình, cách tổ chức bảo đảm thông báo, các yếu tố ảnh hưởng và cách vỡ hoang hệ thống. ngoài ra, viên chức quản trị còn học cách phát triển thêm các ứng dụng để mở rộng hệ thống, các biện pháp an toàn – an ninh dữ liệu và cách quản trị các chương trình, hệ điều hành và cơ sở dữ liệu.
Các viên chức vỡ hoang hệ thống sẽ học cách nhập liệu, chỉnh sửa dữ liệu và cách dùng có hiệu quả.
