Các bước giúp bạn hoạch định thực hiện một hệ thống ERP được tốt nhất

Các bước giúp bạn hoạch định thực hiện một hệ thống ERP được tốt nhất

Để chuẩn bị cho sự tăng trưởng, các doanh nghiệp cần xem xét đầu tư vào công nghệ, nhất là đầu tư phần mềm ERP.

Một điều rõ ràng rằng: bất kỳ một khoản đầu tư vào công nghệ nào cũng phải mang lại giá trị cho doanh nghiệp. Để xác định được giá trị và uổng ứng thì các doanh nghiệp cần phải lập một bản kế hoạch cho việc đầu tư công nghệ và xây dựng khuôn mẫu cho việc đo lường chỉ tiêu ROI. Bài viết này trình bày 6 bước giúp cho các doanh nghiệp xây dựng được kế hoạch cho việc đầu tư vào ERP.

 

1. trình diễn.# các thách thức trong kinh dinh

Bước trước hết trong xây dựng kế hoạch đầu tư là xác định rõ ràng những thách thức trong kinh dinh của doanh nghiệp để đưa ra quyết định đầu tư ERP.

bộc lộ những khía cạnh của môi trường kinh dinh dẫn đến sự cấp thiết của giải pháp ERP, bao gồm: Tại sao vấn đề đó tồn tại; nhân sự, quy trình hoặc những hạn chế về công nghệ gây ra rối rắm, những ảnh hưởng của các vấn đề đó đối với doanh nghiệp và vận hạn các vấn đề đó phải được giải quyết.

Một số thách thức chung dẫn làm cho các công ty phải coi xét đến giải pháp ERP bao gồm:

• Mong muốn phát triển công ty
  Nhiều doanh nghiệp muốn phát triển duyệt việc sáp nhập hoặc tổ chức có hệ thống. Tuy nhiên, sự tồn tại của nhiều quy trình hoặc các ứng dụng kinh dinh có thể làm cho việc quản lý trở nên khó khăn trong các tập đoàn lớn.
  
  thí dụ, sự tồn tại của phần mềm kế toán có thể không hỗ trợ công ty con hoặc các văn phòng ở nhiều địa bàn, công ty được mua lại có thể có những cách thức hoạt động riêng. Công ty cần một phần mềm ứng dụng chung để chuẩn hóa quy trình kinh dinh xuyên suốt toàn tổ chức.
  
  Doanh nghiệp cần một hệ thống có thể xử lý số lượng lớn nghiệp vụ và số người dùng càng ngày càng tăng. Hoặc cần có nhiều chức năng vượt trội như hệ thống ít và phân tách kinh doanh phức tạp, CRM hoặc tính lương.
   
• Quy trình kinh doanh không hiệu quả
  Nhiều doanh nghiệp thực hành những quy trình kinh doanh tồn nhiều thời gian, không hiệu quả, không đúng hướng. Chẳng hạn, nhân viên trích lọc thông báo bằng tay trên bảng tính để lập vắng, nhập lại thông báo khách hàng vào các mẫu khác nhau, cũng như tổng hợp dữ liệu từ nhiều công ty bằng tay hoặc nhập thông tin từ sổ chấm công bằng giấy.
   
• Nhu cầu cắt giảm phí
  Trong điều kiện khó khăn và không ổn định của nền kinh tế, nhiều tổ chức tìm cách cắt giảm phí tổn hoạt động để giữ vững tỷ suất lợi nhuận. Lúc này, họ sẽ muốn triển khai ERP để tự động hóa những công việc thủ công và cho phép viên chức giao hội vào những vấn đề khác.
  Nhiều doanh nghiệp dùng ERP để giảm phí vận tải và phân phối sản phẩm bằng cách đưa hoạt động của họ gần với khách hàng hơn.
  Một số doanh nghiệp muốn chuẩn hóa quy trình để quản lý hoạt động phân phối về mặt địa lý trong khi vẫn cho phép công ty tổng hợp thông báo tài chính.
   
• Hệ thống lỗi thời
  Nhiều doanh nghiệp có hệ thống thông tin đã lỗi thời, nó không thể hỗ trợ gì thêm cho hoạt động của doanh nghiệp. Họ cần chuyển sang một hệ thống ERP mới có nhiếu chức năng hơn, dễ nâng cấp và tương trợ tốt hơn.

2. Đánh giá lợi ích của những giải pháp ERP

Thay thế một hệ thống đã lỗi thời bằng một hệ thống ERP hiện đại có thể mang lại cho doanh nghiệp những phương tiện cần thiết thân xác định những thử thách kinh doanh khi cắt giảm tổn phí và gia tăng lợi nhuận.

Đó là những loại ích của ERP mà tổ chức có thể đợi mong thu được từ việc khai triển. Khi đánh giá những giải pháp ERP khác nhau, tổ chức cần xem xét mỗi giải pháp mang lại những ích đó như thế nào.

• Giúp doanh nghiệp tăng trưởng
  Chuyển sang dùng hệ thống tích hợp ERP một cách toàn diện sẽ cung cấp cho doanh nghiệp chức năng họ cần để quản lý rộng hơn, tinh tướng hơn. Một hệ thống ăn nhập sẽ cho phép doanh nghiệp gia tăng khả năng dùng hệ thống thông qua việc bố trí, sắp xếp tuốt hoặc một phần chức năng của ERP.
  
  Hoặc đầu tiên, doanh nghiệp có thể khai triển thực hiện ERP trong một bộ phận với một số người dùng, sau đó dần dần kết nối người dùng mới bằng mạng nội bộ hoặc kết nối từ xa. Với giải pháp như vậy, tổ chức có thể quản lý sự phát triển của mình trong khi giảm thiểu hoài bổ sung.
   
• Nâng cao hiệu quả
  Giải pháp ERP hạp có thể cải thiện hiệu quả bằng cách cho phép tích hợp, tự động hóa, cải thiện quá trình ra quyết định và hợp tác tốt hơn.
   
• Tích hợp cung cấp thông báo rõ ràng mạch lạc
  Giải pháp ERP phù hợp có thể tích hợp quờ các quy trình quản lý vào một hệ thống thống nhất, liên kết thông tin và phân phối thông tin theo thời gian thực ở bất cứ nơi nào.
   
• Cải thiện quá trình ra quyết định
  Một hệ thống ERP bao gồm các phương tiện quản trị phân tách thông minh (BI) và các thông báo tích hợp giúp loại bỏ các quy trình lập mỏng thủ công. Khả năng vắng tốt hơn cho phép nhân viên ra quyết định tốt hơn, nhanh hơn, được dựa trên dữ liệu. Các công ty cũng có thể sử dụng các dụng cụ BI để phân tách các quá trình kinh doanh để cải thiện các quá trình hiệu quả hơn.
   
• hợp tác tốt hơn
  Khả năng giao du điện tử với các đối tác, nhà cung cấp và / hoặc khách hàng cho phép các công ty quản lý quá trình làm việc end-to-end với khách hàng và đối tác một cách hiệu quả và mang lại lợi nhuận tốt hơn.
  
  Các công ty có thể đáp ứng các nhu cầu của các đối tác và khách hàng tốt hơn và nhanh hơn. Đối tác và khách hàng có nhịp dự trong các quá trình của doanh nghiệp và đóng góp một phần của công việc, làm giảm nhu cầu lao động và phí.

3. Đánh giá hoài của giải pháp ERP

Tiếp theo sẽ xác định tổng uổng sở hữu. Những hoài áp dụng ERP thông thường bao gồm:

• hoài bản quyền phần mềm
  Nhiều giải pháp ERP có phí bản quyền cao. Những doanh nghiệp vừa và nhỏ thường tìm thấy những sản phẩm loại 1 (Tier 1) nhưng lại không có khả năng chi trả cho việc khai triển giải pháp ERP đó. Một giải pháp ERP thiết kế cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) có phí thấp hơn và có những chức năng hợp hơn.
• hoài mở rộng giải pháp
  Liệu rằng giải pháp đã đầy đủ, toàn diện hay nó yêu cầu doanh nghiệp phải nâng cấpbỏ thêm tiền để có được những chức năng cao cấp hơn?
  
  Hãy từng một giải pháp có thể chứa đựng những tính năng tốt nhất và đầy đủ các phân hệ có thể dùng xuyên suốt doanh nghiệp: kế toán tài chính, bán hàng, mua hàng, quản lý hàng tồn kho và sản xuất. Giải pháp đó cũng phải dễ dàng mở mang để đáp ứng được số lượng người tăng lên khi cấp thiết.
   
• hoài đào tạo
  Giao diện phần mềm sống động, trực giác sẽ giúp giảm uổng đào tạo và cho phép người dùng truy cập hệ thống nhanh hơn. Hãy lùng những giao diện người dùng có đồ họa định hướng theo quy trình (graphical process-oriented user interface); cung cấp một bao quát về các công việc phải làm và các bước cần thực hành.
   
• hoài khai triển
  triển khai ERP nổi tiếng là đắt đỏ. Để giảm thiểu hoài và thời gian khai triển, mang lại lợi nhuận trên vốn đầu tư (ROI) nhanh hơn, nên kiếm phần mềm hạp với doanh nghiệp mà không cần phải chỉnh sửa thêm cũng như phí tổn dịch vụ bảo trì hàng tháng.
   
• tổn phí chỉnh sửa
  Hệ thống ERP cần có đầy đủ khả năng chỉnh sửa theo những yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp.
   
• uổng quản lý và bảo trì
  Để giảm hoài quản lý và bảo trì, hệ thống phải bao gồm những phương tiện quản trị đơn giản và toàn diện để dễ dàng cập nhật và duy trì hệ thống mà không cần nhiều nhân viên IT hay với sự hỗ trợ tối thiểu của bên thứ 3.

Hệ thống ERP cũng cần phải dễ dàng nâng cấp hạp với sự tăng trưởng và những đề nghị mới của doanh nghiệp. Thiết kế tích hợp có thể làm cho hệ thống dễ dàng kích hoạt các chức năng mới khi cấp thiết, kết nối người dùng mới vào hệ thống, hoặc mau chóng cung cấp cho chi nhánh mới một hệ thống quản lý hoạt động đầy đủ mà không cần phải chỉnh sửa các giao diện.

• Những yêu cầu trong mai sau
  Hệ thống nên tương trợ những công nghệ mới nhất để cho phép dễ dàng sửa đổi khi có các đổi thay về phần cứng và công ngệ.

4. Đánh giá những rủi ro và các vấn đề phát sinh khi triển khai

Những vấn đề, rủi ro tiềm tàng bao gồm:

• Rủi ro hoạt động
  Những rủi ro hoạt động bao gồm số lượng viên chức dùng được phần mềm ít do nó quá phức tạp và độ tin tức.# hay tính liên tục của hoạt động thấp. Những rủi ro này có thể được hạn chế bằng những giải pháp đáng tin cậy.# thích hợp với doanh nghiệp và dễ dàng tiếp thụ.
   
• Rủi ro về IT
  Những rủi ro về IT bao gồm rủi ro hệ thống không còn thích ứng với những yêu cầu mới của hoạt động kinh dinh (như thường cung cấp được những chức năng hoạt động phức tạp hoặc những chức năng quản lý trên diện rộng, trên toàn quốc) hoặc công nghệ mới.
  
  Rủi ro thứ 2 là hệ thống yêu cầu hàng ngũ IT mạnh và yêu cầu có nhiều chu trình quản lý mà nguồn lực IT hiện có lại hạn chế. Những công cụ quản trị mạnh sẽ giảm thiểu rủi ro này. Để tránh thời gian triển khai lâu, nên lùng một hệ thống toàn diện, linh hoạt và cấu hình tốt.
   
• Rủi ro về tài chính
  Hệ thống ERP có cài đặt tốn kém và đề nghị thêm những phân hệ hoặc những chỉnh sửa đắt tiền. Giảm rủi ro này bằng một giải pháp toàn diện với giá cả thiết bị hạp với quy mô của doanh nghiệp.

5. Đề xuất chọn lựa giải pháp hiệp

Một khi doanh nghiệp xác định được những lợi. và uổng cho những phương án, doanh nghiệp đã có thể chọn lựa một giải pháp hiệp.

Khi coi xét các dịch vụ tư vấn ứng dụng của nhà cung cấp chuyên nghiệp hoặc đối tác tích hợp hệ thống, cần coi xét các nguyên tố sau:

• Những kỹ năng và tri thức đưa ra giải pháp cho doanh nghiệp của bạn cũng như các doanh nghiệp trong ngành khác.
• Số năm kinh nghiệm trong cung cấp dịch vụ.
• Có dùng phương pháp luận cho việc triển khai để chuẩn hóa việc triển khai phần mềm duyệt việc đưa ra tuốt luốt các bước quan trọng cần thực hiện.
• Sự chu đáo trong việc chuẩn bị tài liệu về quy trình khai triển, các cột mốc quan trọng và các kết quả chuyển giao.

6. Đo lường ROI

Khi doanh nghiệp đánh giá những lợi ích và uổng của ERP như thế nào trong quá trình áp dụng ERP vào hoạt động, việc đó có thể bắt đầu bằng việc đo lường ROI (chỉ số hoàn vốn) dự định.

Sau khi xác định những nguyên tố của ROI dự định, doanh nghiệp có thể tiếp chuyện theo dõi các nguyên tố đó trong thời gian sau cài đặt để đo lường ROI thực tiễn. tính ROI dựa trên công thức đơn giản:

ROI = [(Doanh thu từ đầu tư – Vốn đầu tư)/ Vốn đầu tư]*100

Khi xác định doanh thu từ hoạt động đầu tư, cần bảo đảm xem xét trên tất tật quy trình kinh doanh có áp dụng ERP. Dựa vào hà tiện về thời gian, về uổng tiết và sự gia tăng doanh thu từ việc vận dụng hệ thống mới. na ná, khi xem vốn đầu tư, phải xem xét quờ phí chi tiết trên giấy bao gồm: hoài bản quyền, đào tạo, cài đặt, bảo trì…